Cambiare produttore cosmetico: come pianificare il passaggio e ridurre il rischio di stock-out
Per cambiare produttore cosmetico con un passaggio pianificato servono quattro cose: verificare nel contratto cosa ti appartiene; dare al nuovo laboratorio i dati per riprodurre il prodotto; aggiornare il PIF (documentazione informativa sul prodotto) e, se cambiano i dati notificati, la notifica CPNP; pianificare a ritroso dalle scorte, con campioni di confronto e una sovrapposizione tra i due produttori.
Nessuno può garantirti un passaggio a rischio zero, ma un piano scritto riduce il rischio di stock-out, cioè di restare senza prodotto da vendere. Qui «produttore», «laboratorio» e «terzista» sono sinonimi; il «secondo produttore» affianca quello attuale senza sostituirlo. Se invece stai lanciando un brand da zero, parti da come creare una linea cosmetica.
Quando conviene cambiare produttore cosmetico o aggiungerne un secondo?
Conviene valutare un nuovo laboratorio, o affiancarne un secondo, quando quello attuale non segue più le tue esigenze di qualità, tempi o volumi, oppure quando tutta la gamma dipende da un solo fornitore. Non serve aspettare un problema grave: bastano segnali ripetuti come questi.
- consegne che slittano e riordini che arrivano a stock finito;
- lotti diversi tra loro per colore, profumo o consistenza;
- poca flessibilità su formati, packaging o quantità;
- risposte lente alle richieste tecniche o commerciali;
- una nuova categoria o volumi in crescita che il produttore non riesce a seguire;
- un solo produttore per tutta la gamma.
Cambio completo o secondo fornitore di cosmetici: cosa conviene?
Conviene il cambio completo se qualità, consegne o assistenza non reggono più. Conviene un secondo fornitore (dual sourcing) se il rapporto regge ma dipendi da un solo fornitore o ti serve più capacità: un altro laboratorio affianca quello attuale e produce una o più referenze con le stesse specifiche.
Cambiare terzista cosmetico, quindi, non significa per forza lasciare quello attuale.
| Aspetto | Cambio completo | Secondo produttore (dual sourcing) |
|---|---|---|
| Da dove partire | Dalle referenze più vendute, una alla volta | Da una referenza nuova o dalla più a rischio di stock-out |
| Vantaggio | Un solo interlocutore e documenti riallineati | Meno dipendenza e un piano B già collaudato |
| Attenzione a | Preavviso, ultimo ordine, materiali da recuperare | Stesso prodotto da due laboratori: specifiche condivise e lotti tracciati |
Se valuti un secondo produttore, vedi come affrontiamo la richiesta di un nuovo produttore cosmetico o una seconda fonte.
Cosa cambia per Persona Responsabile, PIF e notifica CPNP quando cambi produttore?
Con un nuovo laboratorio il PIF va sempre aggiornato e la relazione sulla sicurezza va rivista. La notifica CPNP va aggiornata solo se cambiano i dati notificati: il laboratorio di produzione non è tra questi (art. 13, par. 1, Regolamento (CE) n. 1223/2009). Se cambia anche la Persona Responsabile, vanno aggiornate notifica ed etichetta.
Cosa aggiornare in base a cosa cambia (Regolamento (CE) n. 1223/2009)
| Cosa cambia | PIF | Notifica CPNP | Etichetta |
|---|---|---|---|
| Solo il laboratorio (stessa formula e Persona Responsabile) | Aggiornare metodo di fabbricazione e dichiarazione sulle buone pratiche (art. 11, par. 2, lett. c, e art. 8); rivedere la relazione sulla sicurezza (art. 10), perché materie prime, fragranza, stabilità, qualità microbiologica e compatibilità con il packaging possono cambiare | Di norma nessuna modifica: il laboratorio non è un dato notificato | Di norma nessuna modifica per il solo cambio di laboratorio (art. 19, par. 1, lett. a); verificare durata minima o PAO se cambiano i dati di stabilità, e le indicazioni che citano il produttore o l’origine |
| La Persona Responsabile | Lo tiene la nuova; per i lotti già immessi sul mercato con il nome della precedente in etichetta resta al suo indirizzo per dieci anni dall’ultimo lotto (art. 11, par. 1 e 3) | Nuova notifica a nome della nuova Persona Responsabile | Aggiornare nome e indirizzo (art. 19, par. 1, lett. a) |
| La formula (formula equivalente) | Nuova relazione sulla sicurezza, test e prove dei claim (art. 11, par. 2, lett. b e d) | Aggiornare se esce dalla formulazione quadro o dai limiti notificati, o se cambiano nanomateriali o sostanze CMR (art. 13, par. 7) | Aggiornare l’elenco ingredienti, se cambia (art. 19, par. 1, lett. g) |
| Solo il fornitore di una materia prima, a parità di formula | Da valutare con il valutatore della sicurezza | Di solito nessuna modifica: verificalo con la Persona Responsabile | Nessuna, se l’elenco ingredienti resta identico |
Perché la Persona Responsabile conta quando cambi produttore?
Perché è la Persona Responsabile, stabilita nell’UE, a garantire il rispetto degli obblighi del regolamento (artt. 4 e 5): tiene il PIF, notifica il prodotto al CPNP e compare con nome e indirizzo in etichetta. Se oggi questo ruolo lo svolge il tuo produttore, cambiando produttore cambi quasi sempre anche Persona Responsabile.
Per i prodotti fabbricati nell’UE è il fabbricante, cioè anche il brand che fa fabbricare il cosmetico e lo commercializza con il proprio nome o marchio (art. 2, par. 1, lett. d), salvo mandato scritto, accettato per iscritto, a un’altra persona stabilita nell’UE, anche il laboratorio (art. 4, par. 3). Metti nero su bianco chi fa cosa.
Cosa succede alla notifica CPNP se cambia la Persona Responsabile?
La notifica va aggiornata «quanto prima», perché nome e indirizzo della Persona Responsabile sono dati notificati (art. 13, par. 1 e 7). Il portale CPNP permette alla vecchia Persona Responsabile di copiare le notifiche verso la nuova, che le riceve in bozza e le completa con i propri dati.
Etichetta, packaging e persona di contatto non vengono copiati: li inserisce la nuova Persona Responsabile (guida al CPNP della Commissione europea, pubblicata il 18/03/2026). Chiedi la copia nella lettera di disdetta.
Cosa serve al nuovo laboratorio per riprodurre il mio prodotto?
Serve la formula quantitativa completa, non solo l’elenco ingredienti dell’etichetta, più i dati di materie prime e fragranza, il metodo di produzione, le specifiche e i campioni di un lotto recente come riferimento. Con il solo elenco ingredienti il nuovo laboratorio può sviluppare una formula equivalente, non una copia identica.
Nel dettaglio:
- formula quantitativa con la percentuale di ogni ingrediente;
- materie prime e fragranza: nome commerciale, fornitore, schede tecniche, allergeni e conformità IFRA;
- metodo di produzione: fasi, ordine di aggiunta, temperature;
- specifiche e test: aspetto, colore, profumo, pH, viscosità, packaging attuale e test già fatti (stabilità, compatibilità, challenge test);
- campioni di un lotto recente come riferimento.
Cosa succede se il vecchio produttore non mi dà la formula?
Il nuovo laboratorio può sviluppare una formula equivalente: una formula nuova, costruita a partire dall’elenco ingredienti e dai campioni, che si avvicina al prodotto attuale senza essere identica. Va trattata come un prodotto nuovo, con test, relazione sulla sicurezza e prove a supporto dei claim (art. 11, par. 2, lett. d).
Un’alternativa è passare a una delle formule del laboratorio da personalizzare con il tuo marchio: con TSGM puoi adattarne attivi, texture, profumazione, formato, packaging ed etichetta. Sui progetti compatibili si parte da 100 pezzi per ogni referenza, e ogni variante, per esempio una profumazione diversa, conta come referenza separata (vedi private label in piccoli lotti). TSGM fa anche white label: un prodotto già pronto del catalogo a cui aggiungi solo il tuo marchio, con condizioni definite nel preventivo. Una formula su misura o un’equivalente si valutano invece su progetto, con lo sviluppo di nuove referenze.
Chiedi una verifica di fattibilità sul tuo prodotto
Come cambiare produttore cosmetico? Il piano in 6 passi
Per cambiare produttore cosmetico con un passaggio pianificato parti dalle scorte e lavora a ritroso: calcola quanto ti copre il magazzino, fissa le date di campioni, test, documenti e primo lotto, programma se possibile un ultimo lotto con il produttore attuale e prevedi una sovrapposizione tra i due produttori finché il nuovo lotto non è approvato.
- Fotografa le scorte. Calcola la copertura di ogni referenza (pezzi disponibili diviso vendite medie mensili), considerando lotti in produzione, stagionalità e promozioni già decise. Il passaggio, margine compreso, deve stare dentro questa copertura più l’eventuale ultimo lotto del produttore attuale (passo 3).
- Fai il calendario a ritroso. Dalla fine delle scorte torna indietro: margine di sicurezza, primo lotto, test, campioni, documenti. Come riferimento, con TSGM la campionatura richiede indicativamente circa una settimana, a seconda del progetto, e la produzione circa 25 giorni lavorativi dopo le approvazioni; test e documenti hanno tempi propri e il calendario effettivo si conferma nella proposta.
- Costruisci una scorta di sicurezza. Se contratto e rapporto lo consentono, programma con il produttore attuale un ultimo lotto che copra il passaggio più un margine.
- Confronta i campioni. Fissa prima i criteri di accettazione (aspetto, colore, profumo, consistenza, pH, comportamento nella confezione), poi confronta i campioni con il prodotto attuale, se possibile alla cieca. Coinvolgi clienti o tester esterni solo con campioni che il valutatore della sicurezza ha già considerato idonei all’uso.
- Chiudi test e documenti. I test (stabilità, compatibilità con il packaging, challenge test) li stabilisci con valutatore della sicurezza e Persona Responsabile; in parallelo si aggiornano PIF e, se serve, notifica CPNP ed etichetta.
- Prevedi una sovrapposizione. Vendi le scorte del vecchio produttore finché il primo lotto nuovo non è prodotto, controllato e approvato; tieni i lotti separati e tracciati e controlla resi e segnalazioni nelle prime settimane.
Quanto dura ogni fase dipende soprattutto da formula, test da rifare e packaging.
Quali documenti chiedere al vecchio produttore? La checklist in 14 voci
Chiedi tutto ciò che serve per riprodurre il prodotto e aggiornare PIF, notifica ed etichetta: contratto, formula se è tua, dati di materie prime e fragranza, test, dati CPNP, file grafici e inventario dei materiali in giacenza. Alcune voci ti spettano solo se il contratto lo prevede: prepara la lista prima di comunicare la decisione.
- Contratto in vigore, con preavviso e condizioni di recesso.
- Formula quantitativa completa, se è tua, o dichiarazione scritta di cosa ti può essere consegnato.
- Elenco materie prime con fornitori, schede tecniche e schede di sicurezza.
- Dati della fragranza: codice, fornitore, allergeni, documentazione di conformità IFRA del fornitore.
- Metodo di produzione e specifiche del prodotto finito.
- Relazione sulla sicurezza e PIF, o le parti a cui hai diritto.
- Test: stabilità, compatibilità con il packaging, challenge test, prove a supporto dei claim.
- Dati della notifica CPNP: chi l’ha fatta e a nome di quale Persona Responsabile.
- Copia delle notifiche CPNP verso la nuova Persona Responsabile, se cambia.
- File grafici delle etichette ed eventuali impianti di stampa.
- Specifiche e fornitori del packaging.
- Inventario dei tuoi materiali in giacenza (flaconi, etichette, astucci, materie prime acquistate per te) e modalità di ritiro.
- Elenco dei lotti prodotti e campioni di riferimento dell’ultimo lotto.
- Registro di reclami ed effetti indesiderabili segnalati.
Cosa controllare nel contratto prima di cambiare produttore?
Controlla nove punti: titolarità della formula, riservatezza, esclusiva, Persona Responsabile, sito di produzione del nuovo laboratorio, test e documenti pagati da te, materiali in giacenza, preavviso e ultimi ordini, lotti non conformi. Il punto più delicato è la formula: non diventa tua solo perché paghi la produzione.
- formula: chi ne è titolare e cosa ti viene consegnato a fine rapporto;
- riservatezza: su formula, fornitori e dati di vendita;
- esclusiva: se c’è, su quali prodotti e per quanto tempo;
- Persona Responsabile: chi la assume, cosa succede al PIF a fine rapporto e chi segue i lotti già immessi sul mercato;
- sito di produzione del nuovo laboratorio: comunicato al Ministero della Salute e alla Regione (DM 27 settembre 2018) e produzione secondo le buone pratiche di fabbricazione (UNI EN ISO 22716);
- test e documenti pagati da te: a chi restano;
- materiali in giacenza: proprietà, conservazione e ritiro;
- preavviso e ultimi ordini: quanti lotti puoi ancora chiedere dopo la disdetta;
- lotti non conformi: come si contestano e chi ne sostiene i costi.
Sulla formula, guarda chi l’ha sviluppata e cosa prevede il contratto: se parti da una base del laboratorio, verifica cosa ti spetta della versione personalizzata; se hai pagato uno sviluppo su misura, fai scrivere chi ne è titolare e cosa ti viene consegnato a fine rapporto.
Come lavora TSGM quando cambi produttore o ne aggiungi un secondo?
TSGM Laboratori Cosmetici è un laboratorio cosmetico italiano, attivo dal 2016, che sviluppa e produce cosmetici con il marchio del cliente per brand, professionisti, PMI e rivenditori di tutta Italia, con un sistema di gestione qualità conforme alla norma ISO 9001. Su un cambio produttore parte da una referenza concreta e programma la produzione solo dopo la tua approvazione.
Il percorso ha cinque fasi: analisi del progetto, verifica di fattibilità, campionatura, approvazione e produzione. Nella campionatura definiamo insieme i campioni e gli elementi da verificare; prodotto, confezione e condizioni si concordano prima dell’avvio. Puoi affidarci anche una sola referenza, per esempio una crema della linea skincare viso o uno shampoo della linea haircare, come nuovo produttore o come secondo produttore accanto a quello attuale.
Leggi la pagina per chi cerca un nuovo produttore cosmetico.
Domande frequenti
Se cambio laboratorio, il PIF è mio? Posso trasferirlo al nuovo produttore?
Lo tieni tu se sei tu la Persona Responsabile: è lei a conservare il PIF per dieci anni dall’immissione sul mercato dell’ultimo lotto (art. 11 del Regolamento (CE) n. 1223/2009). In quel caso resta a te e lo aggiorni con i dati del nuovo laboratorio. Se la Persona Responsabile era il vecchio laboratorio, conserva lui il PIF dei lotti immessi sul mercato con il suo nome; cosa ti consegna dipende dal contratto: concordalo per iscritto.
Se cambio produttore, etichetta o formula devo rifare la notifica CPNP?
Non sempre: la notifica CPNP va aggiornata solo se cambiano i dati notificati, come la Persona Responsabile, il nome del prodotto o la formulazione oltre i limiti dichiarati. Il laboratorio di produzione non è tra questi dati (art. 13 del Regolamento (CE) n. 1223/2009). Il PIF va aggiornato comunque; l’etichetta solo se cambiano i dati che riporta, e in quel caso valuta con la Persona Responsabile se caricare la nuova versione sul portale.
Quanto tempo serve per cambiare laboratorio cosmetico?
Con TSGM, indicativamente, servono circa una settimana per la campionatura e circa 25 giorni lavorativi per la produzione dopo le approvazioni; a questi si aggiungono test, aggiornamento del PIF ed eventuale notifica, più un margine di sicurezza. Il passaggio si allunga se serve una formula equivalente, se vanno rifatti i test o se cambia il packaging. Il calendario effettivo, test compresi, si conferma nella proposta.
Posso affiancare un secondo produttore senza lasciare quello attuale?
Sì. È la strada più prudente se il rapporto attuale funziona ma dipendi da un solo fornitore o ti serve più capacità. Verifica che il contratto attuale non preveda un’esclusiva, poi parti da una referenza con specifiche condivise e lotti tracciati per ciascun laboratorio. Chiedi alla Persona Responsabile di verificare che il PIF copra entrambi i siti produttivi.
Un laboratorio può riprodurre il mio prodotto partendo dall’INCI?
No, non in modo identico. L’elenco ingredienti in etichetta usa le denominazioni comuni del glossario UE, che tengono conto dell’INCI, in ordine decrescente di peso (sotto l’1% anche in ordine sparso), senza percentuali, materie prime specifiche né processo; la fragranza compare come «parfum», più gli allergeni da dichiarare (artt. 19 e 33 del Regolamento (CE) n. 1223/2009). Senza formula completa si sviluppa un’equivalente.
Il nuovo laboratorio può fare da Persona Responsabile?
Sì, se il brand lo designa con un mandato scritto e il laboratorio lo accetta per iscritto: per i cosmetici fabbricati nell’UE la Persona Responsabile è il fabbricante, cioè anche il brand che fa fabbricare il cosmetico e lo commercializza con il proprio nome o marchio (artt. 2 e 4 del Regolamento (CE) n. 1223/2009). Con TSGM la scelta è tua: se preferisci, TSGM può assumere il ruolo, con condizioni definite nel preventivo.
Fonti
- Regolamento (CE) n. 1223/2009 sui prodotti cosmetici, artt. 2, 4, 5, 8, 10, 11, 13, 19 e 33: EUR-Lex, CELEX 32009R1223; dalla stessa pagina si apre la versione consolidata.
- Regolamento (UE) 2023/1545, allergeni delle fragranze (date di transizione nelle note dell’allegato): EUR-Lex, CELEX 32023R1545.
- Commissione europea, Cosmetic Product Notification Portal (CPNP).
- Commissione europea, Guide to Using CPNP for Responsible Persons and Distributors (in inglese, pubblicata il 18/03/2026), sezione 3.1.4 «Copying Products To Another Organization».
- Ministero della Salute, Notifica dei siti di produzione (DM 27 settembre 2018).
- UNI EN ISO 22716, buone pratiche di fabbricazione dei cosmetici (norma a pagamento, senza link).
Riferimenti verificati sui testi ufficiali il 3 ottobre 2026.